​Відділ канцелярії

Кусова Світлана Володимирівна	Щербак Олена Анатоліївна
завідувач канцелярії	завідувач архіву
Дацінька Юлія Василівна	Гузичко Карина Василівна
діловод канцелярії	секретар канцелярії

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Полтавського державного аграрного університету, який у своїй роботі керується чинним законодавством України, Статутом Університету, наказами Міністерства освіти і науки України та ректора Університету, Інструкцією з діловодства, Положенням про канцелярію.

Основними завданнями канцелярії є встановлення в Університеті єдиного порядку документування управлінської інформації й роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Університету.

До основних функцій канцелярії належить:

• розроблення інструкції з діловодства Університету та зведеної номенклатури справ;
• здійснення контролю за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням;
• організація правильного обліку та реєстрації кореспонденції;
• забезпечення контролю за виконанням розпоряджень Кабінету Міністрів України та міністерств, керівництва Університету, звернень, заяв та скарг громадян;
• організація використання та зберігання документальних матеріалів;
• реєстрація наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, з особового складу здобувачів вищої освіти, аспірантів, слухачів;відправка кореспонденції, відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку Укрпоштою.

Канцелярія за характером діяльності взаємодіє:

• з керівниками структурних підрозділів Університету з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і надання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
• з юридичним відділом – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
• із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.

До складу канцелярії входить архів Університету, який керується чинним законодавством України, Статутом Університету, Положенням про архів та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів.